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洛阳市 档案馆 纸质档案和电子档案同步接收制度

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发表时间:2017-03-24 00:00


  为了推动档案信息化进程,更好地为全市各项工作提供档案信息服务,今后档案馆在接收纸质档案的同时接收相应的电子档案全文,即实行纸质档案与电子档案同时移交的“双轨制”。电子档案目录与全文须进行真实性、完整性、有效性检验,检验合格方能接收。接收电子档案和纸质档案进馆具体规定如下:

  一、定义:

 (一)电子文件::能被计算机系统识别、处理,按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上的数字代码文档。

 (二)电子档案:指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值的已归档的电子文件、应用电子设备和技术产生的各种电子信息及相应的支持软件、参数和其他相关数据。

 (三)电子档案范围:应用计算机、数码相机、数码摄像机、数码网E拍、局域网、互联网等电子设备和技术获得、存储、传输的各种公文、资料、文章、图片、表册、音像等资料。

 (四)纸质档案目录:按照一定的秩序编制排列而成的条目组合,是档案管理、检索和指导的工具。我市档案管理中最常见的有档案移交案卷目录、年度立卷案卷目录、卷内文件目录、归档文件目录4种

 (五)电子档案目录:能被计算机系统识别、处理,按一定格式存储在磁带、磁盘、光盘或硬盘等介质上的档案目录信息。

 (六)电子文件归档:指把计算机及其网络中的电子文件集中传输至独立的或可脱机保存的载体上,向档案馆移交的过程。

  二、接收要求:

 (一)移交内容:

  1、接收列入进馆范围内的反映各立档单位具有永久、长期(30年)保存价值的各个门类(文书、统计、会计、科技、声像、实物、专门等档案)和知名人士、著名家族等的档案材料。载体包括纸质、录音带、录像带、胶片、光盘、U盘、移动硬盘、照片、影片等形式档案。

  2、检索工具:

 ①案卷目录(一式两份);

 ②全宗介绍(纸质、电子各一份);

 ③案卷级电子目录;

 ④文件级电子目录;

 ⑤其他各类检索工作;

  3、汇编材料(纸质、电子各一份):

 ①组织沿革;

 ②本单位、本系统的各类基础数字汇编;

 ③大事记、年鉴;

 ④专业志或地方史志;

 ⑤有关本单位、本专业的其他汇编材料。

 (二)保管期限和密级划分:电子文件的保管期限和密级划分应参照国家纸质文件材料或其他形式载体材料密级和保管期限的有关规定执行。电子文件的背景信息和元数据的保管期限应当与内容信息的保管期限一致,应当在电子文件的机读目录上逐件标注保管期限的标识。

 (三)质量要求:重点检查其可读性和完整性,记录的字节数、检索拷贝在载体上的,还要看其介质是否完好无损,必要时进行全面检查,确保测试无病毒和档案内容的准确完整,合格率达到100%时方可进行交接。凡检验不合格的,由形成部门负责重新制作。

  三、移交步骤:

 (一)接收时移交单位用专车专人送至档案馆,交接双方按目录逐卷(件)清点,珍贵档案应逐页清点。

 (二)交接清点无误,双方应在档案移交书上签字盖章,移交书一式两份,一份退移交单位,一份保存在全宗卷内。


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